Innsyn i ansattes e-post — hva er lov?

Bare når det er nødvendig for driften eller andre berettigede interesser, eller ved begrunnet mistanke om grovt pliktbrudd eller forhold som kan gi oppsigelse eller avskjed. Den ansatte skal varsles på forhånd, få uttale seg og så langt som mulig være til stede. Reglene kan ikke fravikes ved avtale eller instruks.

Dette er den personvernregelen norske arbeidsgivere bryter oftest, og som regel i god tro: en ansatt slutter, og noen «tar en kikk i innboksen for å se om det ligger noe der».

Denne guiden er del av temaet personvern og GDPR for små bedrifter.

Hva sier loven?

Arbeidsmiljøloven § 9-5 gir departementet hjemmel til å gi forskrift om arbeidsgivers rett til innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale. Reglene står i forskrift 2. juli 2018 nr. 1108.

Virkeområdet. Forskriften § 1: den gjelder innsyn i opplysninger lagret i e-postkasse arbeidsgiver har stilt til disposisjon til bruk i arbeidet, og i arbeidstakers personlige områder i virksomhetens datanettverk eller annet elektronisk utstyr. Den gjelder tilsvarende for slettede opplysninger som finnes på sikkerhetskopier, og den gjelder nåværende og tidligere arbeidstakere.

Vilkårene. § 2: arbeidsgiver har bare rett til innsyn når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, eller ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk medfører grovt brudd på pliktene i arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Andre ledd: arbeidsgiver har ikke rett til å overvåke arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr, herunder internettbruk, med mindre formålet er å administrere virksomhetens datanettverk eller å avdekke eller oppklare sikkerhetsbrudd i nettverket.

Prosedyren. § 3: arbeidstaker skal så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før innsynet gjennomføres. Varselet skal begrunne hvorfor vilkårene anses oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter. Arbeidstaker har innsigelsesrett etter forordningens artikkel 21, skal så langt som mulig få være til stede, og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.

Er innsyn foretatt uten forutgående varsel eller uten at arbeidstaker var til stede, skal det gis skriftlig underretning så snart innsynet er gjennomført — med opplysninger om metoden, hvilke e-poster eller dokumenter som ble åpnet, og resultatet.

Innsyn skal gjennomføres slik at opplysningene så langt som mulig ikke endres og kan etterprøves. Åpnede e-poster som viser seg ikke å være nødvendige eller relevante for formålet, skal straks lukkes, og eventuelle kopier slettes.

Ved opphør. § 4: e-postkassen skal avsluttes ved arbeidsforholdets opphør, med mindre det foreligger særskilt behov for å holde den åpen en kort periode. Opplysninger som ikke er nødvendige for den daglige driften skal slettes innen rimelig tid.

Ufravikelig. § 5: det er ikke adgang til å fastsette instruks eller inngå avtale som fraviker bestemmelsene til ugunst for arbeidstaker.

Hva betyr det i praksis?

En generell klausul i arbeidsavtalen hjelper ikke. § 5 gjør reglene ufravikelige. «Arbeidsgiver forbeholder seg rett til innsyn i e-post» gir ingen utvidet adgang.

Det finnes ikke et alminnelig «se gjennom innboksen». Vilkårene knytter seg til et konkret behov eller en konkret mistanke. Å lete for å se om det finnes noe, er nettopp det forskriften stenger for.

Sikkerhetskopier er omfattet. Å hente en slettet e-post fra backup er innsyn etter forskriften.

Innsyn er også et kontrolltiltak. De alminnelige kravene i arbeidsmiljøloven kapittel 9 gjelder ved siden av forskriften — på samme måte som ved kameraovervåking. Har dere en generell praksis for innsyn, skal den drøftes med tillitsvalgte og de ansatte skal informeres om den.

Tidligere ansatte har samme vern. Dette er den vanligste feilen: kontoen står åpen i månedsvis etter at noen har sluttet, og kolleger «går inn og henter det de trenger». Riktig løsning er å avslutte kontoen og sette opp videresending eller autosvar i en kort periode.

Et eksempel

En selger slutter og går til en konkurrent. To uker senere mistenker daglig leder at hun tok med seg kundelister, og ber IT om å søke i den gamle innboksen etter vedlegg.

Vilkåret om begrunnet mistanke kan være oppfylt — mistanke om grov illojalitet er nettopp det § 2 dekker. Men prosedyren gjelder likevel: hun skal så langt som mulig varsles, få uttale seg og være til stede, og hun kan ha med tillitsvalgt eller annen representant.

Gjennomføres innsynet uten dette, skal hun i alle fall ha skriftlig underretning etterpå med metode, hvilke e-poster som ble åpnet, og resultatet.

Og et fritekstsøk gjennom hele innboksen er problematisk i seg selv: innsynet skal begrenses, og e-poster som viser seg irrelevante skal straks lukkes og kopier slettes.

Hopper bedriften over dette og senere vil bruke funnene i en sak om illojalitet, har den to problemer i stedet for ett — det opprinnelige forholdet, og sitt eget regelbrudd.

Vanlige feil

• Å la sluttede ansattes kontoer stå åpne i månedsvis.
• Å søke bredt i innboksen i stedet for målrettet mot det formålet begrunner.
• Å hoppe over varselet fordi det føles ubehagelig.
• Å tro at en klausul i arbeidsavtalen gir adgang.
• Å overvåke internettbruk som alminnelig kontrolltiltak.
• Å glemme sikkerhetskopiene når kontoen skal slettes.
• Å ikke skrive underretningen når innsyn er gjort uten varsel.

Når bør du kontakte advokat?

Fristene her er ikke lovfestede, men to ting haster: et innsyn som allerede er gjennomført uten prosedyre bør håndteres raskt, og har det skjedd et personvernbrudd, løper 72 timer til Datatilsynet.

Ta kontakt med advokat før innsynet når:

• Mistanken gjelder illojalitet, konkurrerende virksomhet eller straffbare forhold.
• Innsynet skal brukes i en oppsigelses- eller avskjedssak.
• Den ansatte har varslet om kritikkverdige forhold — da kommer gjengjeldelsesforbudet inn i tillegg.
• Dere har allerede gjennomført innsyn uten å følge prosedyren.
• Den ansatte eller tillitsvalgt protesterer, eller saken er meldt til Datatilsynet.

Du finner advokater med personvern og arbeidsrett som fagfelt i oversikten vår.