Varslingsrutiner: hva loven krever av små bedrifter

Ja, hvis dere jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere. Rutinene skal være skriftlige og som et minimum inneholde en oppfordring til å varsle, fremgangsmåten for å varsle, og hvordan dere behandler varselet. Har dere færre enn fem ansatte, gjelder plikten likevel dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

Varslingsrutiner oppleves som et stort selskaps problem. Plikten inntrer ved fem ansatte, og selve dokumentet er kort. Det som krever noe er hva du gjør når varselet først kommer.

Denne guiden er del av temaet arbeidsrett for arbeidsgivere.

Hva sier loven?

Retten til å varsle. § 2 A-1 gir arbeidstaker rett til å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsgivers virksomhet. Innleid arbeidstaker har også rett til å varsle om forhold hos innleier. Med kritikkverdige forhold menes forhold i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer det er bred tilslutning til i samfunnet — blant annet fare for liv eller helse, fare for klima eller miljø, og korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet.

Plikten til å ha rutiner. § 2 A-6 første ledd: virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere plikter å ha rutiner for intern varsling. Også virksomheter med færre ansatte skal ha slike rutiner dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

Andre ledd: rutinene skal utarbeides i tilknytning til det systematiske HMS-arbeidet, i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.

Tredje ledd: rutinene skal ikke begrense arbeidstakers rett til å varsle.

Fjerde ledd: rutinene skal være skriftlige og minst inneholde en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold, fremgangsmåte for varsling, og fremgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging av varsling.

Aktivitetsplikten. § 2 A-3: når det er varslet, skal arbeidsgiver sørge for at varselet innen rimelig tid blir tilstrekkelig undersøkt. Arbeidsgiver skal særlig påse at den som har varslet har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og om nødvendig sørge for tiltak egnet til å forebygge gjengjeldelse.

Gjengjeldelsesforbudet. § 2 A-4 forbyr gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler. Med gjengjeldelse menes enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge av eller en reaksjon på varslingen — trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering, advarsel, endring i arbeidsoppgaver, omplassering eller degradering.

Hva betyr det i praksis?

Rutinen er den enkle delen. Én til to sider dekker minstekravet: hva som kan varsles om, hvem det varsles til (gjerne to alternative mottakere, så det finnes en vei utenom nærmeste leder), hvordan, hva som skjer etterpå, og innen hvilken tid.

Ikke skriv en rutine som begrenser. Formuleringer som «varsling skal alltid skje til nærmeste leder først» kan være i strid med tredje ledd. Skriv i stedet hva som er den anbefalte veien, og gjør det tydelig at retten til å varsle ellers står ved lag.

Gjengjeldelsesforbudet er det som gjør varsling risikabelt for arbeidsgiver. Har en ansatt varslet, blir enhver senere negativ personalbeslutning vurdert i lys av det. En omplassering som var planlagt uansett kan se ut som en reaksjon, hvis rekkefølgen ikke er dokumentert.

Et eksempel

En bedrift med åtte ansatte får et varsel om at en avdelingsleder har omgått innkjøpsrutinene til fordel for et selskap eid av hans svoger.

Riktig håndtering: registrer varselet med dato, avklar hvem som skal håndtere det — ikke den det gjelder — undersøk fakta, hold den som varslet orientert om at saken behandles, og dokumenter konklusjonen.

Feil håndtering, og den vanlige: daglig leder tar en uformell prat med avdelingslederen, saken «går over», og fire måneder senere blir varsleren omorganisert til en annen avdeling.

Den omorganiseringen kan være helt saklig begrunnet. Men bevisbyrden fungerer slik at arbeidsgiver må kunne vise at den ikke var en reaksjon — og uten dokumentasjon på når beslutningen ble tatt og hvorfor, er det vanskelig.

En rutine på én side

Minstekravet kan dekkes i seks avsnitt. Bruk disse overskriftene, og fyll inn navn og tidsfrister som passer virksomheten:

Hva du kan varsle om. Gjengi definisjonen i § 2 A-1 og gi tre til fire eksempler som er gjenkjennelige hos dere — brudd på sikkerhetsrutiner, mistanke om økonomiske misligheter, trakassering.

Hvem du kan varsle til. Oppgi minst to navngitte alternativer, og gjør det uttrykkelig at man kan velge fritt mellom dem. Ta med at det også kan varsles til Arbeidstilsynet og andre offentlige myndigheter.

Hvordan du varsler. Muntlig eller skriftlig, i møte eller på e-post. Åpne for at varsleren kan be om at identiteten behandles fortrolig, og forklar hva dere kan love på det punktet — ikke lov mer enn dere kan holde.

Hva som skjer etterpå. Bekreftelse innen et antall dager, undersøkelse innen rimelig tid, tilbakemelding om at saken er avsluttet.

Vern mot gjengjeldelse. Slå fast at gjengjeldelse er forbudt, og hvem varsleren kan kontakte hvis hen likevel opplever det.

Når rutinen sist ble oppdatert, og hvem som eier den.

Legg den der de ansatte faktisk finner den, og gå gjennom den én gang i året — gjerne sammen med det øvrige HMS-arbeidet, som loven forutsetter.

Vanlige feil

• Å tro at plikten gjelder først ved 20 eller 50 ansatte. Grensen er fem.
• Å skrive en rutine som begrenser varslingsretten.
• Å bare ha én mottaker. Er det daglig leder varselet gjelder, må det finnes en annen vei.
• Å ikke registrere varselet. Uten dato og logg kan du ikke vise at det ble behandlet innen rimelig tid.
• Å ikke si noe til varsleren. Taushet oppleves som avvisning, og det er ofte det som fører saken videre til Arbeidstilsynet eller media.
• Å ta personalbeslutninger uten å dokumentere tidslinjen etter at noen har varslet. Gjelder det oppsigelse, er tidslinjen ofte hele saken.
• Å behandle varsleren som problemet. Det er den mest kostbare feilen i hele regelsettet.

Når bør du kontakte advokat?

Varslingssaker har ingen enkelt frist som løper, men de har en annen egenskap som gjør dem risikable: gjengjeldelsesforbudet gjør at enhver personalbeslutning etter et varsel må kunne begrunnes uavhengig av varselet. Vurderer du oppsigelse eller avskjed av noen som har varslet, gjelder de vanlige fristene på to og åtte uker — men bevissituasjonen din er en helt annen.

Ta kontakt med advokat når:

• Varselet gjelder noen i ledelsen, eller den som normalt skulle håndtert det.
• Varselet gjelder mulig straffbare forhold.
• Du vurderer en personalbeslutning som berører en som har varslet.
• Varsleren hevder gjengjeldelse.
• Saken har kommet til Arbeidstilsynet eller til media.

Du finner advokater med arbeidsrett som fagfelt i oversikten vår.